Apspriežot uzņēmuma patieso virzītājspēku, vadības sekretariātsTaču patiesība ir tāda, ka bez šīs lomas ikdienas dzīve būtu pilnīgs haoss. Jebkurā organizācijā, lielā vai mazā, publiskā vai privātā, šī persona ir atbildīga par to, lai viss būtu koordinēts, grafiks būtu kārtībā un komunikācija ritētu raiti.
Kas īsti ir izpildsekretārs?
Izpildsekretārs ir speciālists, kas nodarbojas ar organizēt, koordinēt un veicināt darbu direktoru un augstākās vadības. Tas neaprobežojas tikai ar "dokumentācijas darbu" veikšanu: tas pārvalda direktora grafiku, filtrē zvanus, kontrolē dokumentāciju, darbojas kā starpnieks ar citām nodaļām un daudzos gadījumos uzrauga daļu no komandas darba.
Iestādē, uzņēmumā vai organizācijā šis skaitlis atrodas ļoti tuvu augstākajai vadībaiTāpēc viņiem bieži ir piekļuve sensitīvai informācijai un reālas lēmumu pieņemšanas pilnvaras organizatoriskos jautājumos. Tieši viņi bieži vien tulko augstākās vadības rīkojumus valodā, kas ir saprotama pārējiem darbiniekiem, un nodrošina, ka šie norādījumi tiek izpildīti.
Viņa darbs aptver visu, sākot no klasiskie administratīvie uzdevumi (reģistrācija, iesniegšana, dokumentu sagatavošana, protokolu sagatavošana, dokumentu glabāšana) uz stratēģiskākām funkcijām, piemēram, uzdevumu prioritāšu noteikšana vadībai, konkrētu projektu koordinēšana vai uzņēmuma pirmās redzamās sejas loma klientu un piegādātāju acīs.
Dažās organizācijās tiek izdalīti vairāki līmeņi: Izpildsekretariāts, augstākās vadības sekretariāts un vadības sekretariātsPamatfunkcijas ir līdzīgas, taču, virzoties uz augšu līmenī, palielinās atbildības pakāpe, konfidencialitāte un jūsu lēmumu ietekme.
Vadības sekretariāta galvenās funkcijas
Konkrētie uzdevumi var atšķirties atkarībā no uzņēmuma un nozares, taču ir vairāki tipiskas un bieži atkārtotas funkcijas gandrīz jebkurā izpildsekretāra amatā.
Viens no svarīgākajiem ir darba kārtības pārvaldība no direktora vai vecākajiem vadītājiem. Tas ietver sanāksmju plānošanu, iekšējo un ārējo tikšanos organizēšanu, koordināciju ar citām nodaļām un klientiem, kā arī nodrošināšanu, ka nav pārklāšanās vai neiespējamu datumu. Runa nav tikai par "saraksta izveidi": runa ir par prioritāšu noteikšanu, konfliktu paredzēšanu un saprātīgu rezervju atstāšanu neparedzētiem notikumiem.
Vēl viens svarīgs uzdevums ir darboties kā zvanu un saziņas filtrsSekretāre atbild uz telefona zvaniem, atšķir steidzamus jautājumus no tiem, kas var pagaidīt, pieņem ziņojumus, pārsūta vienkāršus pieprasījumus un vadībai nodod tikai tos, kas patiešām prasa viņu uzmanību. Kaut kas līdzīgs notiek ar e-pastu: viņa to kategorizē, atbild uz vienkāršiem ziņojumiem, sagatavo atbilžu melnrakstus priekšnieka parakstam un arhivē to, kas ir jāsaglabā.
Ikdienā viņa ir atbildīga arī par to, korespondences pārvaldībaTas ietver gan pasta, gan digitālo sūtījumu izsekošanu. Tas ietver ienākošo un izejošo dokumentu reģistrēšanu, to piemērotības pārbaudi, kritiski svarīgu dokumentu identificēšanu un kopsavilkumu vai sākotnējo piezīmju sagatavošanu, lai atvieglotu vadībai lēmumu pieņemšanu.
Daudzos uzņēmumos izpildsekretārs uzņemas šādus pienākumus: Sabiedriskās attiecības un klientu apkalpošanaSagaidīt apmeklētājus sanāksmēs ar vadītājiem, pavadīt viņus, nodrošināt patīkamu gaidīšanas telpu, atbildēt uz vienkāršiem jautājumiem un uzturēt profesionālu biroja un uzņēmuma tēlu. Šis pirmais iespaids var veidot kopējo organizācijas uztveri.
Vēl viens ļoti izplatīts sižets ir sanāksmju organizēšanaRuna nav tikai par datuma noteikšanu: jums jārezervē telpa, jāsagatavo nepieciešamie materiāli (projektors, dokumentācija, prezentācijas), jāpārliecinās, ka visiem dalībniekiem ir ielūgums un iepriekšēja informācija, nepieciešamības gadījumā jāpieraksta piezīmes un pēc tam jāizplata protokoli vai kopsavilkumi ar panāktajām vienošanām un uzticētajiem uzdevumiem.
Kad uzņēmums organizējas korporatīvie pasākumi, konferences vai semināriĻoti bieži izpildsekretārs uzņemas vadību: koordinē piegādātājus, kontrolē laika grafikus, apstiprina apmeklējumu, pārliecinās, ka katra detaļa ir kontrolēta, un darbojas kā kontaktpersona pēdējā brīža neparedzētu notikumu risināšanai.
Iekšēji sekretariāts parasti darbojas kā komunikācijas kanāls starp augstāko vadību un pārējām nodaļāmŠī loma ietver norādījumu nodošanu, informācijas vākšanu no lauka, lēmumu īstenošanas pārbaudi un starpnieka lomu pārpratumu vai saspīlējumu gadījumā. Tas prasa ievērojamu taktu un spēju izskaidrot lietas skaidri un ar cieņu.
Dažos uzņēmumos tam tiek piedēvēta arī zināma pakāpe administratīvā uzraudzībaTas ietver procedūru ievērošanas, likumā noteikto termiņu ievērošanas, dokumentācijas pilnīgas un pareizas iesniegšanas un neviena svarīga jautājuma nepamanīšanas pārbaudi. Mazākās organizācijās tās var pat uzņemties atbildību par vadības noteikto konkrētu rādītāju vai mērķu uzraudzību.
Augstākās vadības sekretariāts un vadības sekretariāts
Strādājot ar vecākajiem vadītājiem (izpilddirektoru, vispārējo vadību, prezidentu), loma mainās uz augstākās vadības sekretariāts Un atbildība pastiprinās. Šeit stratēģiskas informācijas apstrāde un dalība kritiski svarīgos projektos ir daudz lielāka.
Šajā līmenī viens no galvenajiem uzdevumiem ir visaptveroša komandējumu organizēšanaTas nav tikai biļešu iegāde un viesnīcu rezervēšana: tas ietver grafiku saskaņošanu vairākās valstīs, sanāksmju organizēšanu, iekšējo ceļojumu plānošanu, detalizētu maršrutu sagatavošanu un pēdējā brīža izmaiņu veikšanu. Dažreiz sekretāre pati pavada vadītāju šajos braucienos, lai pārvaldītu tikšanās, dokumentāciju un loģistiku uz vietas.
La galveno dokumentu sagatavošana un pārskatīšana Šī loma arī iegūst arvien lielāku nozīmi. Izpildsekretārs parasti sagatavo prezentācijas komitejām, valdēm vai investoru sanāksmēm, pārskata ziņojumus, lai labotu formas un satura kļūdas, un nodrošina, ka viss, kas atstāj viņas priekšnieka galdu, atbilst uzņēmuma tēlam un stratēģijai.
Turklāt tam ir būtiska loma īpašu projektu koordinēšanaSākot ar liela korporatīvā pasākuma organizēšanu un beidzot ar jaunu iekšējo politiku ieviešanu, tā darbojas kā informācijas centrs, apkopojot jaunāko informāciju no dažādām nodaļām un ziņojot vadībai, lai vienmēr sniegtu visaptverošu pārskatu.
Kā vadības sekretariātsViņa parasti ciešāk sadarbojas ar uzņēmuma ikdienas darbībām. Viņas tipiskie pienākumi ietver vadītāja kalendāra pārvaldību, korespondences pārskatīšanu, atskaišu sūtīšanu un saņemšanu, sanāksmēs saskaņoto darbību izpildes nodrošināšanu un atjaunināta darbinieku, klientu un piegādātāju kontaktpersonu saraksta uzturēšanu.
Galvenās prasmes un iemaņas izpildsekretāra darbā
Amata specifikas dēļ ar biroja programmatūras prasmēm un dokumentu arhivēšanas prasmēm vien nepietiek. Lai gūtu panākumus kā izpildsekretāram, ir jāpiemīt šādām īpašībām... personīgās un profesionālās prasmes ļoti pilnīga.
Pirmais, bez šaubām, ir organizācija un laika pārvaldībaJums vienlaikus jāpārvalda vairāki uzdevumi, jānosaka prioritātes starp svarīgo un steidzamo, jāparedz problēmas un jāsaglabā vēss prāts, kad šķiet, ka visiem kaut kas ir vajadzīgs "tūlīt pat". Ikvienam, kurš nespēj tikt galā ar noteiktu stresa līmeni, šajā darbā būs grūti.
Vēl viena neaizstājama prasme ir komunikācijas prasmesSekretāre mijiedarbojas ar vadītājiem, visu līmeņu darbiniekiem, klientiem, piegādātājiem un pat iestādēm. Viņai ir skaidri un pareizi jākomunicē gan mutiski, gan rakstiski, jāpielāgo tonis sarunas biedram un taktiski jāatrisina nelieli konflikti vai pārpratumi.
La empātija un komunikācijas prasmes Arī tām ir nozīme. Svarīgi nav tikai būt draudzīgam; ir svarīgi spēt nolasīt telpu, sajust, kad kāds ierodas uz sapulci nervozs, kad kolēģim nepieciešams atbalsts vai kad zvanam nepieciešama lielāka pacietība nekā parasti. Šī iejūtība ievērojami atvieglo sabiedrības pārstāvības un apkalpošanas darbu.
Globalizētā vidē, brīva valodu pārvaldīšanaĪpaši angļu valoda daudzos uzņēmumos ir kļuvusi gandrīz obligāta. Arvien biežāk tiek pildīti uzdevumi, piemēram, atbildēt uz starptautiskiem zvaniem, pārvaldīt e-pastus ar ārvalstu piegādātājiem un organizēt ceļojumus uz ārzemēm.
La diskrētums un konfidencialitāte Tie ir vēl viens profila stūrakmens. Izpildsekretārs redz, dzird un lasa ļoti sensitīvu informāciju: biznesa rādītājus, stratēģiskus lēmumus, personāla izmaiņas, sarunas… Zināt, ko teikt, kam un kad, un kam jāpaliek birojā uz visiem laikiem, ir būtiski saglabāt vadības uzticību.
La pielāgošanās spēja un izturība Tie ir arī būtiski. Uzņēmumi pastāvīgi maina struktūras, programmas, darba metodes un prioritātes. Šī pozīcija atrodas šo pārmaiņu priekšgalā, tāpēc spēja apgūt jaunus rīkus, pielāgot rutīnu un saglabāt mieru stresa apstākļos tiek augstu vērtēta.
Tehniskā līmenī laba vadāmība biroja un pārvaldības rīkiTeksta procesori, izklājlapas, prezentāciju programmas, koplietojami kalendāri, e-pasta pārvaldnieki, sadarbības rīki un, sarežģītākās vidēs, projektu vadības programmatūra un ERP.
Citas augsti vērtētas īpašības ir iniciatīva, daudzpusība un praktiska domāšanaNepietiek tikai gaidīt norādījumus; labs izpildsekretārs paredz vajadzības, piedāvā risinājumus, identificē organizatoriskas kļūdas un iesaka uzlabojumus. Šī proaktīvā attieksme padara šo lomu par patiesi "visaptverošu" uzņēmumā.
Laika plānošana: atslēga uz labu izpildsekretāru
Papildus konkrētajiem rīkiem viena no šajā amatā visvairāk vērtīgajām prasmēm ir zināšanas efektīvi pārvaldīt laikugan savu, gan vadības, uz kuru viņš paļaujas, viedokli.
Laba laika plānošana palīdz uzņēmumam projektēt kārtības un profesionalitātes tēlsKlienti, piegādātāji un sadarbības partneri uztver, ka tikšanās tiek ievērotas, sanāksmes sākas laikā un atbildes tiek saņemtas saprātīgos termiņos. Tas, papildus reputācijas uzlabošanai, mazina stresu visam personālam.
Lai to panāktu, daudzi izpildsekretāru departamenti sadarbojas ar svarīguma un steidzamības kategorijasNe visam ir vienāds svars vai viens un tas pats termiņš, tāpēc ir ieteicams klasificēt uzdevumus, paredzēt maksimālās slodzes un atstāt rezerves neparedzētiem notikumiem, kas vienmēr rodas.
Vēl viena izplatīta prakse ir rūpīga tikšanos un uzdevumu koordinēšanaTas ietver apmeklējuma apstiprināšanu, pārplānošanu ar pietiekamu laika rezervi izmaiņu gadījumā, pastāvīgu darba kārtības pārskatīšanu, lai atklātu pārklāšanos, un koncentrēšanās laika rezervēšanu, lai vadība varētu sagatavot sanāksmes vai pārskatīt dokumentāciju bez nepārtrauktiem pārtraukumiem.
Minimizēt nevajadzīgi pārtraukumi Tā ir arī daļa no darba: zvanu filtrēšana, problēmu grupēšana pirms vairāku vaicājumu nodošanas priekšniekam vienā blokā un cilvēku ielaušanās birojā bez iepriekšēja pieraksta novēršana, kad darba temps ir īpaši intensīvs.
Saglabājiet vienu darba kārtība ir detalizēti atjauninātaNeatkarīgi no tā, vai tas ir digitāls vai apvienots ar fiziskiem medijiem, tas ir vēl viens vienkāršs triks. Pierakstot ne tikai sanāksmes, bet arī ceļojuma laikus, termiņus, atgādinājumus par nepabeigto uzdevumu izpildi un pat īsas piezīmes par katras tikšanās kontekstu, jūs gandrīz nemanot iegūstat stundas dienā.
Šī kombinācija no metode, paredzēšana un disciplīna Tas ļauj Frensisa Beikona slavenajai frāzei "zināt, kā izvēlēties savu laiku, nozīmē ietaupīt laiku" iegūt pilnīgu nozīmi izpildsekretāra lomā.
Kas jāapgūst, lai kļūtu par izpildsekretāru?
Viena no šī profesionālā profila priekšrocībām ir tā, ka Apmācības ceļi ir diezgan elastīgiNav vienas obligātas grāda, taču atlases procesos ir vairāki augsti novērtēti virzieni.
Profesionālās apmācības jomā viena no visizplatītākajām kvalifikācijām ir Augstākā līmeņa tehniķis sekretāra studijās vai augstākas grāda iegūšanai administrācijā un finansēs. Šīs programmas parasti ilgst aptuveni 1.300 stundas vai divus akadēmiskos gadus un sagatavo studentus informācijas organizēšanai, dokumentācijas pārvaldībai, darbam ar biroja rīkiem, grafika ievērošanai un dalībai uzņēmējdarbības administrēšanas uzdevumos.
Daudzi profesionālās apmācības centri un akadēmijas piedāvā arī tālmācības profesionālās apmācības cikli kas ļauj apvienot studijas un darbu. Šāda veida apmācībās jūs arī iemācāties organizēt pasākumus, plānot sanāksmes, pārvaldīt klientu un piegādātāju datubāzes un apgūt korporatīvās komunikācijas pamatus.
Pastāv iespēja tādu iegūt Divkāršais grādsPiemēram, apvienojot administrāciju un finanses ar specializāciju izpildsekretāra prasmēs. Tas parasti pagarina studiju ilgumu līdz trim gadiem, bet sniedz visaptverošāku ieskatu uzņēmējdarbības pasaulē un paver durvis uz amatiem ar lielākām karjeras perspektīvām.
Universitātes līmenī daži darba devēji novērtē profilus ar Grāds uzņēmējdarbības vadībā un vadībā vai citas uzņēmējdarbības un vadības studijas, īpaši amatiem lielos uzņēmumos vai vidē, kur vecākā vadības sekretāra loma ir ļoti profesionāla.
Papildus formālajām kvalifikācijām ir ļoti izplatīts savu profilu papildināt ar Īpaši kursi izpildsekretāra prasmēs, vadības asistenta darbā vai vadības tehnikāsŠāda veida programmas parasti iedziļinās tādās tēmās kā stratēģiskā plānošana, biznesa protokols, uzlabota korporatīvā komunikācija vai projektu vadība, ļaujot kvalitatīvi uzlabot ikdienas sniegumu.
Un, protams, valodu apmācība Tā ir gandrīz neaizstājama priekšrocība. Teicamas angļu valodas zināšanas un ideālā gadījumā arī otrās svešvalodas zināšanas ievērojami palielina jūsu izredzes strādāt uzņēmumos ar starptautisku klātbūtni, tūrisma, starptautiskās tirdzniecības vai nozarēs ar ciešām saitēm ar citām valstīm.
Alga un darba tirgus situācija
Izpildsekretāra alga ir atkarīga no tādi faktori kā pieredze, uzņēmuma lielums, ģeogrāfiskā atrašanās vieta un atbildības līmenis amata. Strādāt mazā vietējā MVU un strādāt starptautiskas korporācijas galvenajā mītnē nav tas pats.
Saskaņā ar datiem, ko publicējuši dažādi darba portāli, Vidējā mēnešalga ir aptuveni 1.300 eiro neto. Personām ar zināmu pieredzi Spānijā. Persona, kas tikko sākusi strādāt amatā bez iepriekšējas pieredzes, var sākt ar algu, kas ir tuvu minimālajai, un pēc trim gadiem pakāpeniski tuvoties šai vidējai algai, ja viņas sniegums ir labs.
Profiliem ar vairāk nekā 10 gadu pieredzeStabilos uzņēmumos ar augstu uzticības un atbildības pakāpi ir iespējams pārsniegt 1.700 eiro mēnesī un pat vairāk, īpaši, ja runa ir par vecākā vadītāja sekretāra amatiem.
Citos pētījumos, kas koncentrējas uz personīgā asistenta vai izpilddirektora asistenta amatiem lielos uzņēmumos, gada alga aptuveni 24 000–33 000 eiro bruto apmērāar lielākām peļņas normām ļoti konkurētspējīgā vai starptautiskā vidē. To visu, protams, ietekmē valodu prasmes un spēja uzņemties sarežģītus projektus.
Runājot par pieprasījumu, pēdējo gadu dati liecina, ka vispārēja mērenas izaugsmes tendencePēc neliela krituma 2020. gadā, ko iezīmēja globālā ekonomiskā situācija, piedāvājumu skaits izpildsekretāra un vecāko administratīvo amatu amatiem ir pakāpeniski pieaudzis, pēdējos analizētajos gados pārsniedzot 14 000 piedāvājumu gadā.
Šis pieaugums daļēji izskaidrojams ar nepieciešamību daudzpusīgi profili, kas atbalsta pārvaldību arvien sarežģītākā vidē, kā arī hibrīddarba modeļu attīstības dēļ, kuros izpildsekretariāts kļūst par galveno pīlāru darba kārtību, komandu un izkliedētās komunikācijas koordinēšanā.
Virtuālā sekretāre un attālinātais personīgais asistents
Līdz ar digitalizāciju un attālinātā darba pieaugumu arvien lielāku nozīmi ir ieguvis ar visu iepriekš minēto cieši saistīts skaitlis: virtuālā sekretāre vai attālinātās vadības sekretāreTie ir profesionāļi (vai komandas), kas piedāvā tādus pašus pakalpojumus kā tradicionālais sekretārs, bet fiziski neatrodas klienta birojā.
Viņu veicamie uzdevumi praktiski ir vienādi: Atbildēt uz zvaniem, pārvaldīt grafikus, koordinēt sanāksmes, organizēt braucienus, filtrēt e-pastus un sagatavot dokumentācijuLielākā atšķirība ir tā, ka viss tiek darīts pa tālruni, e-pastu, ziņojumapmaiņu un attālinātu piekļuvi uzņēmuma rīkiem.
Daudziem MVU un pašnodarbinātām personām šis modelis ir bijis skaidras priekšrocības izmaksu un elastības ziņāJūs slēdzat līgumus tikai par nepieciešamajām stundām vai pakalpojumu apjomu, jūs izvairāties no fiksētām strukturālām izmaksām un, sadarbojoties ar specializētiem uzņēmumiem, jūs garantējat augstu profesionālo līmeni pat bez savas administrācijas nodaļas.
No profesionāļa viedokļa virtuālais sekretariāts ļauj strādāt no jebkuras vietasTas ļauj labāk koordinēt un pārvaldīt vairākus klientus. Tomēr tas prasa izcilu organizētību, digitālo rīku pārvaldīšanu un ļoti attīstītas komunikācijas prasmes, jo visas attiecības tiek veidotas attālināti.
Ar šo modeli ir cieši saistīts skaitlis Personīgais asistents (PA) vai personīgais asistents Vadības atbalsta speciālisti, kas var strādāt gan klātienē, gan attālināti. Šī loma ir tieši vērsta uz atbalstāmā izpilddirektora vai vecākā vadītāja laika optimizēšanu, grafika pārvaldību, saziņas filtrēšanu, galveno uzdevumu koordinēšanu un daudzu administratīvo pienākumu uzņemšanos, lai viņi varētu koncentrēties uz stratēģiskiem lēmumiem.
Citi saistīti karjeras ceļi
Lai gan klasiskais attēls ir cilvēks, kas sēž pie direktora kabineta durvīm, izpildsekretāra profils paver durvis uz vairāki karjeras ceļi stingrajā sekretariāta zonā, gan ārpus tās.
Daudzos uzņēmumos šie cilvēki ieņem amatus pārstāvniecība vai sabiedriskās attiecībasViņi ir pieraduši strādāt ar klientiem, piegādātājiem un iestāžu apmeklētājiem. Viņu iekšējās zināšanas par organizāciju un komunikācijas prasmes padara viņus par ideāliem zīmola vēstnešiem.
Tie var arī attīstīties klientu apkalpošanas un informācijas pārvaldības amatuskur viņu dokumentu apstrādes, organizēšanas un ātrās reaģēšanas spējas ir īpaši noderīgas laba pakalpojumu līmeņa uzturēšanā.
Uzņēmumos ar sarežģītu struktūru ir ierasts, ka pieredzējis izpildsekretārs tiek saistīts ar iekšējā projektu vadībakomandu koordinēšana, atskaites punktu izsekošana, datu vākšana un vadības informēšana par katras iniciatīvas progresu.
Visbeidzot, nedrīkst aizmirst, ka zināšanas administrēšanā, komunikācijā, valodās un organizācijā ir ļoti pieprasītas. tādās nozarēs kā tūrisms, viesmīlība vai pasākumu organizēšanaTie, kas ir ieinteresēti šajās jomās, var specializēties un pārorientēt savu karjeru uz tādām pozīcijām kā kongresu koordinēšana, viesnīcu vadība vai ceļojumu aģentūras, kur prasmju bāze ir ļoti līdzīga.
Izpildsekretāra loma ir daudz visaptverošāka, nekā sākumā šķiet: tā apvieno organizētība, saskarsmes prasmes, spēja pieņemt lēmumus, diskrētums un pielāgošanās spējaun var izaugt par ļoti atšķirīgām lomām atkarībā no katra profesionāļa interesēm un apmācības.
